ExprAn = Einkaufstransformation = Einkauf 5.0

Die Bedeutung von Anfragen im Einkaufsprozess

Bestellungen sind ein bekannter und gut etablierter Prozess in den meisten ERP-Systemen, aber im Bereich der Anfragen zeigen sich oft deutliche Schwächen. Typischerweise fehlen Funktionen wie Staffelmengen, Lieferzeiten oder die Möglichkeit, spezifische Projekte anzufragen. Auch das Anhängen von Dateien wie Zeichnungsdaten ist meist nicht möglich. Daher werden Anfragen häufig außerhalb des ERP-Systems per E-Mail durchgeführt, was zu Problemen führen kann, insbesondere wenn der zuständige Mitarbeiter ausfällt. Zudem mangelt es oft an einer zentralen Ablage für Anfragen, was zu manuellem Aufwand und möglichen Unstimmigkeiten führt.

Die Qualität von Preisen und die Auswahl des optimalen Lieferanten hängen jedoch oft von der Geschicklichkeit bei der Anfrage der Bedarfe ab. Daher ist es entscheidend, ein optimales Umfeld für Anfragen zu schaffen, um schnell und umfassend Angebote von potenziellen Lieferanten einzuholen. Zu diesem Zweck wurde ExprAn entwickelt, ein unabhängiges Tool, das vor das ERP-System geschaltet wird.

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Die wichtigen und praktischen Gründe für ein unabhängiges Anfragesystem:

Spezialisierung auf Anfragen: ExprAn konzentriert sich speziell auf die Ermittlung des optimalen Lieferanten für jeden Bedarf, während Bestellungen als Folgeprozess betrachtet werden, der zur Disposition gehört.

Trennung von Anfrage und Bestellung: Diese Trennung ermöglicht es, Lieferanten ohne Aufwand zu testen. Neue Lieferanten können problemlos in ExprAn angefragt werden, ohne dass sie bereits im ERP-System angelegt sein müssen. So bleiben die Stammdaten im ERP sauber, und es entfällt der Aufwand für einen Neuanlageprozess. Erst wenn ein Lieferant sich als geeignet erweist, wird er ordentlich im ERP-System angelegt.

Sicherheit und Datenqualität: Die Trennung von Anfragen und Bestellungen stellt sicher, dass Angebote, die nicht den angefragten Anforderungen entsprechen, nicht im Bestellsystem auftauchen und dort genutzt werden können. Dies trägt zu sauberen Stammdaten und einem sicheren Bestellprozess bei.

Insgesamt bietet ein vorgelagertes Anfragesystem wie ExprAn zahlreiche Vorteile, da die automatische Preisübernahme in das Bestellsystem problemlos erfolgen kann und keine zusätzliche Datenpflege erforderlich ist. ExprAn bietet Einkäufern eine benutzerfreundliche Anfragemöglichkeit, die Angebotsauswertung vereinfacht und dokumentiert, um immer den optimalen Lieferanten für jeden Bedarf zu finden. Dies führt zu Kosteneinsparungen, Zeitgewinn und mehr Sicherheit im Einkaufsprozess.

Das bietet ExprAn – das Express-Anfragesystem – eben schlichte Eleganz für den Einkauf!

Überstunden im Einkauf einsparen!
ExprAn kann für Sie Angebote einholen, sichten, Tabellen und Daten pflegen.
Sind Sie bereit für Neues? 
Denn ExprAn ist anders! ExprAn = Einkauf 5.0. Das heißt das Wissen der Lieferanten nutzen = das Optimum in der Zusammenarbeit mit Lieferanten.
Jetzt die aktuelle Situation ausnutzen und für die Zukunft rüsten – mit ExprAn ohne Risiko. Sie dürfen ExprAn drei Monate kostenlos testen. Bei weiterer Nutzung können Sie monatlich kündigen. Mit ExprAn starten Sie sofort. Aus der Praxis für die Praxis entwickelt, wurde bewusst auf einfache Bedienung anstatt aufwendiges Designs geachtet. Entscheiden Sie sich für einen Test. Wir richten ExprAn dann auf Ihr Unternehmen ein – ExprAn passt sich an Sie an. Nutzen Sie die Chance um dem Wettbewerb voraus zu sein.

Die Vorteile

• einfachste Bedienung
• keine Einführungsaufwand
• 3 Monate kostenlos testen
• 75 Prozent Zeitersparnis
• bis zu 40 Prozent Einkaufskosten senken
• ExprAn spricht Ihre Sprache – passt sich an Sie an
• Zugriff von überall (Mobiles Arbeiten!)
• Ihre Lieferanten bekommen die Anfragen per E-Mail und müssen sich nicht in einem Portal anmelden
• Neue Lieferanten testen ist eine Stärke von ExprAn
• Vertretung von Kollegen/innen – kein Problem
• Einbindung in das digitale Umfeld:
• Upload von Anfragen ist möglich.
• Upload von Lieferantendaten ist möglich
• Download von Ergebnissen ins ERP ist möglich (z.B. SAP Infosatzanlage).
• Möglichkeit für den Lieferanten die Anfrage maschinenlesbar zu bekommen ist vorhanden (Excel).
• Rückmeldung des Lieferanten aus seinem System direkt in ExprAn ist möglich (Excel).
• Jegliche Selektion in ExprAn kann auch exportiert werden.
• Kundenspezifische Anpassungen sind möglich.
• Komplette Archivierung aller Vorgänge in ExprAn. Somit keine weitere Datensicherung notwendig.
• Internationalität:
• Oberflächensprachen DE / EN Standard.
• Lieferantensprachen DE / EN bereits vorhanden.
• Jegliche weitere Lieferantensprache kann vom Nutzer selber generiert werden.
• Einführungsaufwand:
• Nutzung von ExprAn innerhalb eines Tages möglich.
• ExprAn ist extrem auf Nutzerfreundlichkeit ausgelegt. Sofortige Bedienung ohne Schulung möglich. Aus der Praxis für die Praxis.
• Keine Installationen nötig
• Lieferant braucht keine Zugänge/Software – er erhält und beantwortet die Anfragen per E-Mail.
• Anpassung an die Kundenbedürfnisse sind vorgesehen und sofort einzurichten. Das Prinzip heißt: ExprAn richtet sich nach den Bedürfnissen des Einkäufers und nicht der Einkäufer nach der Software.
• 3 Monate kostenloser und unverbindlicher Test  
• Berechtigungskonzepte:
• Trennung operative und strategische Einkäuferberechtigungen möglich.
• Vertretung von Kollegen möglich.
• Sonderfunktionen separat frei zu schalten.
• Besondere Funktionen:
• Automatische Preisspiegelerstellung. Somit kein Mehraufwand durch das Anfragen von vielen Lieferanten
• Automatische Rückmeldung zu jedem Angebot an den Lieferanten mit vorheriger Eingriffsmöglichkeit des Einkäufers.
• Minimalst-Prinzip- nur absolut notwendige Eingaben sind zu machen. ExprAn ergänzt im Hintergrund die Standardtexte und -eingaben.
• Projektanfragen mit Spezialpreisspiegel und gesondertem Kopfrabatt
• Auto-Import für sehr schnelles Hochladen von vielen Anfragen
• Integrierte Lieferantenbewertung
• Datenfreiheit – hier erkennt ExprAn automatisch sehr große Dateianhänge, lädt diese in die ExprAn Cloud und sendet dem Lieferanten einen Link zum Download der Dateien mit.
• Datenschutz:
• Daten sind auf separaten ExprAn Servern in Deutschland.
• Verschlüsselte Übertragung.
• Tägliche Datensicherung.
• Doppeltes Backup